Dans le cadre de l’accomplissement de certaines projets en entreprise, il se peut que les employés soient tenus de supporter certaines charges. Le montant des dépenses sera ensuite remboursé par la société après la remise des notes de frais. Néanmoins, ce processus peut devenir difficile à gérer lorsqu’il s’agit d’une société de centaines de salariés.
La gestion des dépenses : un vrai défi pour certaines sociétés
Comme évoqué plus haut, certains employés sont amenés à régler eux-mêmes des dépenses liées à leurs postes. C’est souvent le cas lorsqu’ils effectuent un voyage d’affaires ou lorsque l’achat des matières premières est urgent. Les sommes engagées seront remboursées après la remise des pièces justificatives.
Lorsque seulement quelques personnes dans l’entreprise sont autorisées à réaliser ce type d’opération, cela ne pose pas de problème. Toutefois, si l’enseigne réunit plusieurs cadres qui doivent supporter certaines charges liées à leurs activités, la gestion des notes de frais devient particulièrement complexe.
Dans ce second cas de figure, les comptables doivent vérifier régulièrement de nombreux justificatifs. Par ailleurs, enregistrer ces transactions peut être particulièrement complexe pour les responsables. De plus, la société n’est pas à l’abri des agissements d’un salarié peu scrupuleux qui gonfle ses dépenses.
Afin de résoudre toutes ces problématiques, de plus en plus de chefs d’entreprises préfèrent distribuer une carte bancaire prépayée à leurs collaborateurs. Pour voir plus à ce sujet, rendez-vous sur le site spendesk.
L’avantage de l’utilisation d’une carte prépayée en entreprise
Les cartes bancaires prépayées permettent à tout chef d’entreprise de confier une certaine somme d’argent à un employé pour ses dépenses professionnelles. Dans certaines grandes sociétés américaines, il est courant que les dirigeants remettent ces cartes à un commercial qui va partir en voyage d’affaires. En cas de besoin, le compte peut être crédité. Ainsi, les charges sont supportées directement par l’enseigne.
Pour ceux qui souhaitent tout de même obtenir des notes de frais, une carte à débit différé serait plus adéquate. Dans tous les cas, les responsables peuvent suivre les paiements en temps réel. Grâce à un système innovant, il est également possible de centraliser les justificatifs. De cette façon, le contrôle des dépenses sera optimisé, ce qui évite les gaspillages.
Afin de profiter de cette solution, les intéressés peuvent consulter des entreprises spécialisées. Pour trouver celle qui propose les meilleures offres, il suffira de faire quelques recherches sur internet. La plupart des enseignes émettrices de cartes bancaires corporate disposent d’un site web. D’ailleurs, la société contactée doit également fournir un logiciel adapté pour mieux gérer les différents moyens de paiement mis à disposition.
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