La loi oblige les entreprises à mettre en place la fameuse piste d’audit fiable qui est un procédé légal. Il s’agit en quelques sortes d’un moyen de contrôler les factures et de les gérer. Elle permet à une entreprise d’apporter une preuve de la traçabilité et la validité des factures en présence d’un vérificateur fiscal. A quoi peut-elle servir ?
La piste d’audit fiable : une obligation par la loi
Le 1er janvier 2014, la loi rend obligatoire un procédé d’échange de factures afin de donner une valeur fiscale aux factures. Il existe 3 procédés d’échange de facture dont le plus récent est la piste d’audit fiable. Outre celle-ci, il y a la signature électronique qualifiée et l’EDI Fiscal.
La piste d’Audit Fiable est toutefois le seul processus obligatoire. En principe, les factures papiers et les factures électroniques non signées ont désormais une valeur légale. Ce procédé désigne généralement la mise en place des contrôles internes à la fois permanents et documentés relatifs à la gestion des factures. Elle doit apporter la preuve d’une validité des factures, notamment auprès d’un vérificateur fiscal lors de sa visite. Il faut se montrer plus convaincant en sa présence concernant le sérieux des processus de facturation.
Les différents objectifs de la piste d’audit fiable
En principe, une piste d’audit fiable s’appuie sur 3 principaux objectifs : l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu et la lisibilité de la facture. Il faudrait donc mettre en œuvre de nombreuses mesures afin d’assurer le respect de ses trois principes de la piste d’audit fiable.
Pour l’authenticité de l’origine de la facture, on peut mettre en place un processus manuel avec un système de rapprochement commande-facture-livraison. Il faudrait conserver toutes les preuves de l’opération de ce rapprochement systématique et assurer la traçabilité garantie par des outils spécifiques. Pour l’intégrité des contenus, on peut aussi rapprocher ses données commandes-factures-livraison.
Le contrôle de rapprochement veille également à l’intégrité du contenu de la facture. On établit aussi une convention interchange pour les factures PDF simple. Pour la lisibilité de la facture, il faut stocker par exemple les données de facture dans un outil de GED afin de les rendre consultables sur écran et sur demande des vérificateurs fiscaux.
Quel en est l’intérêt pour une entreprise ?
La piste d’audit fiable est plus qu’une obligation. Elle assure le suivi des factures au sein d’une entreprise et atteste le côté sérieux de l’entreprise quant au processus dédié aux factures. Et même si elle n’était pas obligatoire, elle reste quand même indispensable sur le plan juridique. Cela l’évitera les poursuites pour fraude fiscale en cas d’information erronée. Elle constitue une solution pour garantir la conformité et la sécurisation des flux financiers de l’entreprise ainsi qu’un bon suivi de la tenue de la comptabilité.
La piste d’audit fiable améliore la productivité des équipes, la réduction des coûts et le renforcement de l’agilité en matière de gestion de facture. Il est conseillé alors de cartographier les flux de facturation et même de les décrire pour une meilleure traçabilité.
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